En e-faktura (EDI-faktura) är en faktura i ett särskilt digitalt format som kan läsas in i mottagarens affärssystem. E-fakturan ställs ut, tas emot och behandlas elektroniskt. Observera att Pdf-faktura och mejl räknas inte som e-faktura.

I juni 2018 beslutade Riksdagen att anta lagen om e-faktura till följd av offentlig upphandling (SFS 2018:1277).

Lagen innebär att alla inköp, oavsett värde, som görs till följd av upphandlingslagarna ska faktureras med e-faktura. Inköp som görs av något av Sysav-bolagen ska därför faktureras med en e-faktura.

Sysav har möjlighet att ta emot e-fakturor via vår VAN-operatör Visma Proceedo från nedan anslutna operatörer:

• InExchange
• Pagero
• Crediflow
• Kofax Invoice Portal
• Visma SPCS
• Swedbank
• Basware
• BGC
• Tietoevry

Fakturorna skall ställas ut i format Peppol Bis Billing 3 eller Svefaktura 1.0.

Våra parts-id (GLN/PEPPOL-ID) finns nedan.

För en snabb och automatiserad hantering är det viktigt att din e-faktura är försedd med rätt fakturareferens, är oftast ett av följande:

• Sysavs Inköps Ordernummer
• Sysavs Abonnemangsnummer
• Sysavs Namnreferens

Här hittar du formattyp för referensspecifikation som ni kan lämna till er VAN-operatör: visma-proceedo-referens-specifikation.pdf

Om ditt företag inte har ett ekonomi- eller affärssystem för e-faktura finns det möjlighet att registrera en faktura manuellt i Sysavs fakturaportal Visma Proceedo.

Så här gör du:

• Skicka ett mejl till proceedo@sysav.se, så får du inloggningsuppgifter.
• Du kan också använda manualen som förklarar hur du använder portalen. Manual Leverantörsfakturaportalen

Tips för dig som vill skicka e-faktura via eget ekonomisystem

Om du har ett ekonomi- eller affärssystem finns det ofta möjlighet att skapa e-faktura via detta. Faktureringstjänster kan också köpas via vissa företag, liksom installation av så kallad virtuell fakturaskrivare. Ta kontakt med din systemleverantör för att hitta en lösning som passar ditt företag.

Det är viktigt att fakturorna som skickas till oss innehåller rätt uppgifter, så att processen ska gå så smidigt som möjligt.

Fakturor ska innehålla följande uppgifter:

• Beställande bolag hos Sysav
• Beställarens organisationsnummer (se avsnitt Organisationsnummer)
• Referens från Sysav:

* i annat fall ska referensen bestå av konteringskombination kostnadsställe-aktivitet-projekt i formatet XXX-XXXX-YXXX

* namn på beställare från Sysavs sida

• Finns det avtal, skall avtalsnummer anges på fakturan
• Leverantörens fullständiga namn, organisationsnummer, adress- och kontaktuppgifter
• Leverantörens referens
• Fakturanummer, fakturadatum, leveransdatum
• Bankgiro/plusgiro/bankkonto
• Artikelbenämning
• Artikelnummer och enhet
• Pris per enhet i fakturans valuta
• Kvantitet
• Momssats och momsbelopp. I vissa fall text ”Omvänd skattskyldighet” (enligt krav från Skatteverket)
• Totalt belopp både exklusive och inklusive moms
• Betalningsvillkor 30 dagar och förfallodatum
• Information om eventuell F-skatt
• Eventuella bilagor